Дата публикации 18.08.2023

Использован релиз 11.5.10

Отгрузка товара по заказу клиента оформляется с помощью документа Реализация товаров и услуг. Отгрузить товар по заказу можно, только если в заказе установлен статус К выполнению, а в строках заказа установлено действие Отгрузить.

Подготовка заказа к отгрузке

Для установки действия Отгрузить необходимо выделить строки в заказе и выполнить команду Обеспечение – Отгрузить. При установке действия Отгрузить контролируется соблюдение всех условий по оплате заказа клиента, которые установлены в условиях продажи для данного клиента. Например, нельзя установить действие Отгрузить и провести документ, если в заказе клиента в качестве этапа оплаты выбран Аванс (до обеспечения) или Предоплата (до отгрузки), а денежные средства клиентом не были перечислены в указанном объеме.

Предусмотрена возможность установить действие Отгрузить для нескольких заказов. Для этого в списке заказов следует установить отбор по статусу Готов к отгрузке, выделить заказы в списке и выполнить действие Отгрузить.

Подготовка нескольких заказов к отгрузке

Список тех заказов, по которым можно оформлять отгрузку товаров, будет показан в журнале Документы продажи (к оформлению) (раздел Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению).

Оформление документа отгрузки по заказу

В том случае, если менеджер по отгрузке оформляет документы с конкретного склада, в списке распоряжений можно установить отбор по конкретному складу.

В списке показываются состояние оформления финансовых документов (Оформление накладной) и фактическая отгрузка товаров со склада (Расходные ордера). Если склад не является ордерным (фактическая отгрузка производится менеджером при выписке накладной), то факт списания товара со склада будет зарегистрирован при проведении накладной.

Особенности оформления отгрузки на ордерном складе будут рассмотрены в вопросе «Как оформить операцию отгрузки товаров в том случае, если выписка документов отгрузки оформляется менеджерами, а фактическая отгрузка товаров производится кладовщиками?»).

Для оформления накладной следует установить курсор на нужный заказ клиента и нажать кнопку Оформить по заказам. Порядок оформления зависит от установленных настроек (Еще – Настройки комплекта документов).

Установка порядка оформления накладной по заказу

Если флажок Проводить созданные документы не установлен, то будет создан и показан новый документ, в котором основные реквизиты будут заполнены в соответствии с тем заказом, на основании которого он введен. Если этот флажок установлен, то будут автоматически созданы и проведены накладные и счета-фактуры.

Предусмотрена возможность создания документов отгрузки по нескольким заказам. Для этого необходимо выделить заказы в списке и выполнить команду Оформить по заказам.

Посмотреть и отредактировать новые документы можно в журнале Документы продажи (все). Перейти в журнал можно с помощью гиперссылки Документы продажи (оформленные накладные).

Оформление документа отгрузки по заказу

Табличная часть созданного документа заполнится товарами, которые были выписаны в заказе покупателя, но еще не отгружены (не оформлена накладная). При этом учитываются все корректировки, которые были введены по заказу (изменение или отмена позиций в заказе). При оформлении реализации будет проводиться оперативный контроль наличия товара на складе – будут заполнены только те товары, которые есть в наличии на складе.

Дата отгрузки по заказу была рассчитана в соответствии с наличием товаров к указанной дате. Если ситуация по наличию товаров изменилась на момент проведения документа, то при проведении документа реализации будет выдано сообщение о том, какого именно товара нет на данный момент в наличии на складе.

В соответствии с произведенными настройками печати комплекта документов по заказу может быть оформлен и проведен счет-фактура по накладной.

Для ручной регистрации счета-фактуры используется кнопка Оформить счет-фактуру.

Оформление счета-фактуры

В том случае, если отгрузка товаров осуществлялась по предоплате, для заполнения информации о номерах и датах платежных документов, которыми производилась оплата, следует выполнить команду Заполнить.

Документ Реализация товаров и услуг может быть распечатан по форме ТОРГ-12 (кнопка Печать). Необходимые данные для печати ТОРГ-12 можно посмотреть и изменить на странице Дополнительно – Реквизиты печати ТОРГ-12.

Используя одну команду, можно распечатать комплект документов ТОРГ-12 и Счет-фактура. Настройка списка документов производится по команде Печать – Комплект документов с настройкой.

Настройка печати комплекта документов

Печать комплекта документов можно произвести сразу из формы настройки при выполнении команды Печать на принтер.